Collmex Verein ist eine kostenpflichtige online Vereinsverwaltung die schon in die Jahre gekommen ist. Der Hersteller selbst kommt aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung und hat im Laufe der Jahre seine Software um eine Mitgliederverwaltung ergänzt. Diese gibt es ab 9,95 Euro (netto) im Monat. Es gibt eine kostenlose Testversion der Vereinssoftware.

Webseite des Anbieter: http://www.collmex.de/

Anmeldung

Die 30-Tage Testversion steht gegen Eingabe von vollem Namen, Mail und Anschrift zur Verfügung. Danach erhält man eine Mail mit den Zugangsdaten. Benutzername und Passwort bestehen beide aus Zahlen und werden umgehend per Mail zugeschickt. Danach kann man sich auf der etwas trostlosen Login Seite anmelden.

Funktionsumfang

Collmex Verein besitzt seine Stärken im Finanz-Bereich. Trotzdem stehen weitere Funktionen zur Verfügung (fett die getesteten Bereiche):

• Buchungen
• Mitglied
• Bank
• Auswertungen
• Beitragssatz / Produkt
• Kunde
• Lieferant
• Anlage
• Umsatzsteuer
• Rechnung, Gutschrift
• Mahnung, Kassenbuch
• Schnittstellen

Interessanterweise unterscheidet Collmex zwischen „Übersicht“ und „Verwaltung“. Die oben genannten Punkte sind Teil von „Übersicht“. Unter „Verwaltung“ findet man die Stammdaten, Konten, Textbausteine, Druckausgabe, Mahnungen und Zahlungen, Daten, sonstige Einstellungen, Benutzer und die Vertragsdaten zu Collmex.

Mitglied

Da ich größtenteils für die Mitgliederverwaltung zuständig bin, schaue ich mir diesen Teil zuerst an. Um eine neues Mitglied anzulegen wird zunächst eine Mitgliedsnummer verlangt bzw. vorgeschlagen. Danach kann ich alle relevanten Mitgliedsinformationen auf einer Seite eintragen. Pflichtfelder gibt es keine. Notizen zu jedem Mitglied sind möglich. Praktisch ist auch die Möglichkeit eine Webseite zu jedem Mitglied abzuspeichern. Gut für Partner, Sponsoren und Firmen geeignet. In den „Gruppen“ können Mitglieder nach Abteilungen oder aber auch „Newsletter“ (wie COllmex es standardmäßig vorschlägt) unterteilt werden.

Natürlich ist Collmex Verein SEPA konform und bietet IBAN, BIC und eine Mandatsreferenznummer an. Auch ein DATEV Export der Daten ist möglich.

Die Mitgliedsliste ist etwas sehr einfach gehalten und bietet wenig Mehrwert:

Die Sortiert- und Filtermöglichkeiten sind gut. Ein Import von Mitgliedsdaten ist nicht möglich, aber ein Export.

Mailing

Ich war gespannt was mir der Bereich „Mailing“ zu bieten hat. Hier kann ich Mails an alle Mitglieder verschicken. Die Oberfläche zur Erstellung dieser Mails ist jedoch ernüchternd. Einfach Textmails sind hier möglich. Aber eine HTML-Mail muss in einem anderen Programm erstellt werden. Diese kann dann eingefügt und die Checkbox dafür aktiviert werden. Nützlich dagegen ist die Möglichkeit, einen Anhang hochzuladen und mit zu schicken. Falls sich die Satzung ändert oder ein Flyer mit muss. (Es können mehrere Anhänge hochgeladen werden)

Bedienbarkeit / Design

Man merkt Collmex seine Jahre und die nicht zeitgemäße Nutzung des großen Bildschirms (alle Screenshots werden in Full HD 1920 x 920 px geschossen) an. Es geht viel Platz verloren, die Farben wirken recht nüchtern und trist. Ich fühle mich eher wie ein Finanzbeamter als ein freudiges Vorstandsmitglied. Dennoch sind die Menüpunkte konsequent an den gleichen Stellen untergebracht und die Informationen größtenteils sinnvoll auf mehrere Seiten verteilt. Die Aufteilung der Menüpunkte mag groß erscheinen, ist aber nachvollziehbar.

Nervig dagegen ist das Bedienkonzept. Lege ich beispielsweise ein neues Mitglied an, so muss ich erstmal nur die Mitgliedsnummer angeben. Alle weiteren Informationen folgen auf Seite zwei. Was macht die Mitgliedsnummer so wichtig, das sie eine eigene Seite rechtfertigt? Und wieso muss ich die „Anrede“ manuell setzen? Dies schafft Flexibilität, ist im Vereinsalltag für mich aber eher umständlich weil wir nur zwischen Herr, Frau und Familie unterscheiden. Das Beste aber: Habe ich ein Mitglied angelegt, so muss ich auf die Übersichtsseite zurück um darüber in die Liste aller Mitglieder zu gelangen. Ich kann also nicht komfortabel zwsichen einzelnem Mitglied und der Mitgliederliste navigieren. Umständlich.

Fazit

Collmex hat sich das Leben dabei leicht gemacht und viele Funktionen aus seiner normalen Buchhaltung übernommen und einige Funktionen umbenannt oder ergänzt, damit sie für Vereine geeignet sind. Die Bedienbarkeit leidet darunter etwas, das visuelle Erscheinungsbild ist nicht mehr zeitgemäß und es wird viel Platz verschwendet. Inhaltlich kann Collmex jedoch im Bereich Finanzen punkten. Viele Menüounkte und Einstellmöglichkeiten würde man eher bei größeren Firmen als im (semiprofessionellen) Verein erwarten. Kein Nachteil, aber auch kein Vorteil. Ich vermisse jedoch am meisten eine durchdachtere, modernere Bedienung des Programms und mehr Interaktionsmöglichkeiten. Für 9,95 Euro im Monat erhält man eine simple – aber rechtssichere und finanzstarke Mitgliederverwaltung. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Wer sich mit der Bedienoberfläche und etwas eigenwilligen Bedienund anfreunden kann, macht hier nichts falsch.